Раздел «Личная эффективность руководителя»
Учет времени (хронометраж)
© Михаил Соболев, генеральный директор ООО «Консалтинговая компания «Сфинкс», 2009 www.sphinx.su
Вопрос в редакцию?
У меня на работе завал. Подскажите, есть ли какие-то эффективные (действенные) методы по разгрузке рабочего дня?
Если у вас завал на работе, то причины могут быть как внешними, так и внутренними. Определить истинные причины поможет хронометраж рабочего дня.
Если у вас есть секретарь, то можно поручить ему эту работу, но лучше выполнить самому.
Технология учета времени.
1. Фиксировать в блокноте или на отдельном листе бумаги каждые 15-30 минут, что вы делает на рабочем месте (читаете документы, ведете переговоры, набираете текст и т.д.).
2. Отмечайте, кто или что отвлекло вас от работы. Это - важно!
3. В конце рабочего дня, напротив каждого действия отметить:
П - полезная работа;
В - вспомогательная работа;
Б - бесполезное время (потери).
Пример.
Проведение совещание - полезная работа.
Подготовка материалов к совещанию - вспомогательная работа.
Играл в пасьянс на компьютере - потери времени.
Критерии оценки всегда будут субъективными. Если вы считаете, что это работа важная, ставите П, если нет - Б.
У каждого человека собственные критерии оценки своей деятельности.
Контрольные вопросы (критерии оценки):
«То, что я сейчас делаю - направлено на достижение моих целей? Это помогает мне двигаться к запланированным результатам?».
4. Посчитать, с точностью до минут, затраченное в течение дня время на полезную и вспомогательную работу и потери.
Например.
П - 1 час, В - 1 час, О - 6 часов. Всего - 8 часов.
5. Посчитать личную эффективность (собственное КПД)
КПД = (Основная работа/ Общее время) * 100%
Пример.
(6/8)*100% = 75%
6. Составить список «похитителей времени» (кто и что помешало и отвлекло от работы). Подумайте, как можно было этого избежать или предотвратить.
7. Провести учет времени в течение недели (рекомендуется две недели).
Основные сложности хронометража.
1. Вы забываете регулярно отмечать, что происходит с вами. Как правильно поступить в этой ситуации? Если вы работаете плодотворно и без перерывов с 15 до 16, то можно просто указать этот временной интервал. Важно просто зафиксировать, что вы делали.
2. Если вы забыли, чем конкретно занимались? Постарайтесь вспомнить людей, события, свои действия. Если не вспомнили - поставьте прочерк. Это ваши потери.
3. Если вы обнаружили, что у вас низкое КПД, что делать?
- определите, кто и что вызывает у вас самые большие потери;
- подумайте, как с этим бороться;
- поставьте перед собой цель сократить потери (на 5 - 10 - 20%) в минутах или часах;
- отслеживайте, как меняется показатель потерь.
Общая рекомендация.
Хронометраж рекомендуется проводить ДВЕ недели, каждые полгода, или в случае, если у вас возник форс-мажор и вам нужно сделать много дел за короткий срок.
Предупреждение.
Уже в первый же день возникает желание забросить хронометраж и не отвлекаться на фиксирование дел на бумаге. Подавите это искушение.
Часто возникает соблазн округлить в большую сторону полезную работу или потери назвать вспомогательной работой. Помните - эту работу вы делает для себя.
Результаты анализа хронометража вас искренне удивят.
Наша личная эффективность часто оказывается не такой высокой, как нам хотелось бы.
Хронометраж рабочего дня - это отличный способ повысить свою личную эффективность!
Статья опубликована в информационно-аналитическом журнале «Клуб руководителей» №4/2009, с.30.
