Личный менеджмент с помощью дневника времени

Рубрика «Личная эффективность руководителя»

Личный менеджмент с помощью дневника времени

© Михаил Соболев, генеральный директор ООО «Консалтинговая компания «Сфинкс», 2009 www.sphinx.su

Вопрос в редакцию.

Что такое «дневник времени»? Насколько это эффективный инструмент для руководителя?

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы. Эта картотека благодаря рациональному разделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью).

Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Говоря компьютерным языком - ваша база данных

Это Ваш постоянный спутник. Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

Не смотря на то, что мы живем в 21 веке, у нас на работе под рукой ноутбуки, смартфоны и «сотики», большинство руководителей предпочитают работать с бумажными носителями информации и вручную заносить информацию на бумагу. Почему?

Ответ прост. Большинство руководителей родились во времена, когда не было компьютеров. Кроме того, научно доказано, что когда мы пишем, то в коре головного мозга выше активность, чем когда мы набираем текст на компьютере. В-третьих, руководители часто в пути, а информацию хотелось бы иметь под рукой.

Дневник времени представляет собой, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени.

С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах.

Структура дневника времени:

Календарная часть.

¾                В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

¾                Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.

¾                Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

¾                Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

¾                Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков.

С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом, все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

порядок подготовки проектов;

сроки проведения ярмарок и семинаров;

организационные мини-планы;

важнейшие понятийные сокращения;

тарифы зарплаты и доходов;

список дней рождения;

почтовые тарифы;

списки книг;

расписание самолетов;

адреса отелей;

 дорожные расходы;

диетические таблицы;

календарь футбольных матчей;

сроки проведения всевозможных мероприятий;

листки-памятки;

универсальные листки для планирования;

карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов

У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители органайзеров обещают 15—35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!

Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство Вашего самоменеджмента! [1].

А что делать, если дневник времени неудобен для вас в работе?

Вам он кажется слишком громоздким? Боитесь потерять?

Один из эффективных инструментов, который использует автор статьи в своей работе - это обыкновенный блокнот в клетку. Точнее два блокнота, модернизированные под привычки владельца.

Один блокнот содержит телефоны и список дней рождений, данные из визиток.

Второй блокнот условно разделен на разделы: планы на месяц и неделю, текущие планы (дневные), полезная информация.

Вы записываете кратко цели и задачи (обычно утром и вечером). В течение дня отмечаете, что сделали и дописываете новые дела.

И свершается чудо! Уже через одну или две недели вы ловите себя на мысли, что перестали забывать что-то выполнить. Вы стали успевать делать больше дел! Это значит, что вы внедрили именно тот инструмент, который вам нужен. У вас есть свой дневник времени, адаптированный под ваш стиль работы.

Источник:

Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем./ Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1991. - 232 с. [c. 90 - 93]